Firmanız yurt içi ve yurt dışı ticarette harikalar yaratıyor. Satış ya da satın alma kontratlarınız var ve bir problemle karşılaşmadınız; henüz. Ticaret karmaşıktır. Ürünlerinizi doğru zamanda, doğru kondisyonda almak ya da teslim etmek adına anlaşmalar çok dikkatlice yapılmalıdır. Ticaretteki karmaşıklık, incoterms dışındaki kuralları uyguladığınızda ya da kullandığınız incoterms’ün size yüklediği sorumluluk hakkında yeterli bilgi sahibi olmadığınızda daha da artar. Gelecek makaleler bu konuyu inceleyecek fakat biz şimdi incoterms’e genel bir açıdan bakalım.
Incoterms üç harfli terimler olup, tedarik zincirinde alıcının ve satıcının katlanması gereken masraflar, riskler ve sorumlulukları tanımlar. Üç harfli olmasına rağmen anlaşmaların önemli bir bölümünü oluşturur ve tüm dünyada uluslararası ve yurt içi ticaret yaparken kabul görür. Ürünlerin alıcıya nerede ya da hangi ismi belirlenmiş konumda teslim edileceği belirtilmelidir. Bu sebeple seçilen incoterms, riskin hangi noktada alıcıdan satıcıya geçtiğini, ürün seçilen noktaya teslim edilene kadar satıcının hangi sorumluluklara sahip olduğunu ve hangi masrafların oluşacağını tanımlar. Yaptığı tanımlama sonucunda bir kontratın gerek satış gerek alış, anlaşılır ve belirsiz olmasını engeller.
Incoterms, ruhsat ve sahipliğin hangi noktada el değiştirdiği ve hangi zamanda ödemenin yapılmasının zorunluluğu olduğunu belirtmediği için bu bilgiler kontrata ayrıca eklenmelidir.
Incoterms’ün zarifliği bir kuralı kullanırken karşılaşılan sorumluluk karmaşası, riskler ve maliyetler tarafından maskelenir.
Kötü seçilmiş bir incoterms, alıcının ya da satıcının uygun maliyetlerle yapmakta zorlanacakları sorumluluklarla karşılaşması anlamına gelir.
Örneğin; incoterms bir teslim yeri belirtilmeden kontrata eklenirse, satıcı ürünleri herhangi bir yerde teslim edebilir.
Bu durum etkili ve verimli lojistiği engelleyeceği gibi alıcı ve satıcı arasındaki ilişkileri de olumsuz etkileyecektir.
Bazı durumlarda sadece liman ismini belirtmek bile yeterli olmayacaktır çünkü bazı limanlar geniş bölgelere yayılmış olabiliyor. Örneğin; Houston 85 kilometrelik bir gemi kanalı boyunca uzanır.
Kesin olmanın doğru yolu terminal X, liman Y, ülke, Incoterms 2020 şeklinde olacaktır.
Son bilgi incoterms’ün hangi versiyonunun kullanıldığını belirtir, bu da sorumlulukları daha açık belirtir ki versiyonlar arasında küçük kullanım farkları bulunmaktadır.
Uygunsuz kullanım işlemleri karmaşıklaştırır.
Şimdi birçok firmanın karşılaştığı klasik problemlere bakalım.
Satış takımı olabilecek en hızlı şekilde gelir elde etmek, yani ürünleri Ex-Works ya da EWX (üretim yeri) satmak ister.
Satın alma müdürü ise ürünlerin kapısına kadar teslim edilmesini ister ki üretim ve tedarik sadece bir kontrat ile sonuçlansın.
Bunlar makul görünüyor, değil mi? Aslında değil, her iki seçimle ilgili de ciddi problemler var.
İlk önce EXW’ü ele alalım. Incoterms kuralı, “Satıcının sorumluluğu, ürünleri alıcının alabilmesi için sağladığı zaman biter.” der.
Ürünlerin yüklenmesi alıcı tarafından yapılmalıdır; yani alıcının taşıma personeli sizin çalışma alanınıza girmeli ve çalışmalıdır.
Verimlilik ve güvenlik penceresinden başka bir firma personelinin sizin yerinizde çalışması hiç de iyi bir durum değil.
Daha da problem olan ise ürünlerin alıcı tarafından ihraç edilmesi. Siz, ürünlerin alıcının nakliyecisi tarafından elleçlenmesi, sizi bütün sorumluluklarınızdan kurtardığını düşünerek rahatlamış olabilirsiniz; yanılıyorsunuz. Gümrük İdaresi herhangi bir yanlış beyanda, lisans probleminde ya da alıcı tarafından yanlış gümrükleme yapılması halinde, o ülkedeki kayıtlı kuruluş sadece siz olduğunuz için sizin ofisinize gelecektir.
ABD’de bu daha açık bir şekilde tanımlanmıştır. İşlemden kim faydalanıyorsa, alıcı olmak zorunda değil, Amerikan esas ilgili taraf olarak belirlenmiştir. Yani EXW, herhangi bir firma için iki probleme sahiptir. Basit bir çözüm var mı? Evet, tüm yapmanız gereken FCA Incoterms 2020’yi kullanmak (yükleme rampası ya da tedarikçinin yeri) ve böylelikle sizin firmanız yüklemeden ve gümrüklemeden sorumlu olur. Yapmış olduğunuz bu değişiklik ile EXW’ü kullanırken karşılaşmanız olası risklerden sakındınız ve riski yükleme rampanızdan kamyonun arkasına atmış oldunuz; hem de birkaç metre ile. Akıllıca hareket!
Satın alırken kullanılan “Teslim edildi.” ya da “D” ile başlayan kurallar satın alma müdürüne göreceli avantajlar sağlar. Temel mesele, herhangi bir ithalat problemi, yanlış beyan ya da tedarikçi tarafından olası bir dolandırıcılık alıcının sorumluluğunda olacaktır. Avusturalya Gümrük Dairesi Çinli bir firmanın gümrük sahtekârlığı ile ilgili olarak, sadece Avustralyalı ithalatçıya erişimi olduğu için ithalatçı firmayı sorumlu tuttu.
“D” teslim şekline göre bütün teslim süreci satıcının ellerindedir. Satıcı; forwarder, yükleyici ve taşıyıcıyı seçtiği gibi gümrükleme de onun sorumluluğundadır. Onlar bunda kâr ederken, siz yükleme ile ilgili sağlıklı bilgi alamadığınız gibi herhangi bir gecikmede anlaşma yapılan taşıcıya da başvuramayacaksınız. Eğer alıcı gemi acentesi yüklemeyi gerçekleştirmediğini söylerse, bırakın tedarikçiyi sorumlu tutmak, sizin bilgi alabilmek için başvuracağınız bir kaynağınız bile olmayacak. Stoklarınız tehlikeli derecede az olsa bile.
“D” teslim şeklini kullanmak basit görünse de, tedarik zincirinizin yönetimini ve kontrolünü üçüncü bir tarafa bırakmış oluyorsunuz. Eğer tedarik zincirine bağlıysanız, soru neden geleceğinizden üçüncü bir taraf için vazgeçtiğinize dayanır. Eğer yeterli bir lojistik kapasiteniz varsa bu sorumlulukları siz yüklenir ve daha dengeli bir incoterms seçerek, organizasyonunuzun yönetmekle mahir olduğu kısmının sorumluluğunu almasını sağlarsınız. Aynı zamanda satıcının sunmuş olduğu lojistik hizmetlerden etmiş olduğu kârı azaltırsınız.
Doğru incoterms seçimi kontratı basitleştirir, alıcının ve satıcının sorumluluklarını, risklerini ve maliyetlerini tanımlar. Akıllıca kullanılmalıdır ki alıcı ve satıcı arasındaki kontrat hem verimli hem de etkili olsun; bu da doğal olarak son müşteri memnuniyetine yol açsın. Incoterms’ün düzgün bir şekilde seçilmediği yani uluslararası geçerliliği olmayan ticaret kuralları seçildiğinde kaçınılmaz bir problemle karşılaşıldığında, bu problemler sizin tedarik zincirinizde daha büyük problemlere yol açacaktır.
Kaynak: joc/John Vogt
Çeviren: İlker Gündoğan