Aktarma Merkezi Olmak
Birinci bölümde LCL yüklerin “aktarma merkezleri” yani taşımacılık dilinde “hub” dediğimiz merkezlerde bazı lojistik operasyonlara tabi tutulduğundan bahsetmiştik. Aktarma merkezlerindeki taşıyıcı firmanın binlerce metreküplük ve tonluk yükler için yürütmüş oldukları faaliyetler ciddi bir ekonomik getiri de sağlıyor.
Peki bir aktarma merkezi olabilmek için neler gerekli? Gelin biraz bu soru üzerine düşünelim.
Yükleri için bir aktarma merkezi seçmek durumunda kalan taşıyıcının göz önünde bulunduracağı kriterler şunlardır. Aktarma navlun maliyetleri, ekstra katlanılması gereken maliyetler olup olmadığı, aktarma limanı acentesinin servis verdiği nihai varış yeri sayısı ve çeşitliliği, aktarma merkezinden nihai varış yerlerine sefer sıklıkları, ilgili merkezdeki acentenin geçmiş yıllardan gelen tecrübe ve birikimleri, aktarmanın gerçekleştirileceği ülkedeki yasal mevzuatlar sayılabilir.
Bir aktarma merkezi olabilmek için bu kriterler taşıyıcıya avantaj sağlayacak nitelikte olmadığında elimiz güçlü olamaz. Bahsedilen kriterlerin taşıyıcı firmaya bir bütün hâlinde fayda sağlaması gerekir. Fiyatı iyi olan bir aktarma limanı için taşıyıcı, mevzuatlar ve bürokratik engeller ile yüklerinde sorun yaşarsa o merkezi tercih etmeyecektir. Veya yeterli sefer sayısı ve kaliteli operasyon garantisi ile yüksek fiyatlar aldığında kendi alanında rakiplerine karşı fiyat avantajını kaybedeceği için yine tercihini farklı bir merkezden yana kullanacaktır.
Ülkemizde LCL yüklerin transit olarak farklı bir ülkeye aktarılması noktasında hizmet verebilecek firma sayısı çok az.
Böyle bir hizmeti verecek forwarder firmanın öncelikle LCL yük taşımacılığında belli bir tecrübe ve birikimi olması gerekir. Eyleme geçmeden önce, elinde hizmet vereceği potansiyel müşterileri (yurt dışı acenteleri), hedef aldığı bölgelerde hâlihazırda bir trafik akışı (yani potansiyel talep) olmadan kendi arzını oluşturması çok mantıklı olmayacaktır. Başlangıç şartları sağlandığında en önemli belirleyicilerden bir tanesi, mevcut ülkedeki gümrüksel ve operasyonel kısıtlar olarak karşısına çıkar.
Operasyonel olarak tecrübeli ve işine uyum sağlamış personel ile birlikte gelecek olan yüklere, hedeflenen kalitede hizmet verecek bir gümrük kontrollü alan (geçici depolama tesisi ya da direkt olarak limanın kendi içindeki tesisler de kullanılabilir) gerekecektir. Bu alanlarda görev yapacak personelin aktarma amacıyla gelecek yükleri ayrıştırma, depolama ve nihai destinasyonlara göre tekrar birleştirme gibi operasyonlar için yeterli bilgi ve altyapıya sahip olması önemlidir.
Gümrük tarafındaki en büyük kısıtımız, mevzuattaki düzenlemeler ve maliyet artırıcı unsurlar olarak sıralanabilir.
Zira her ne kadar mevzuatta yasal olarak belirlenen ve uygulanması şart olan adımlar takip edilmeli ise de bu süreç ve işlem ne kadar fazla olursa işin sonucunda maliyet olarak taşıyana yansıyacaktır.
Örneğin aktarma işlemini bir geçici depolama alanında yapmak istediğinizde (ki eğer siz bir taşıyıcı olarak diğer tüm yüklerinizi de bu geçici depolama alanında elleçliyorsanız bu seçeneği kullanmak isteyeceksiniz) transit olarak bir başka ülkeye aktaracağınız yük için gümrük prosedürü gereği T1 transit beyannamesi düzenlenmek durumundasınız. Hâlbuki bu işlem ex-özet beyan dediğimiz ihracat özet beyanı ile yapılsa hem maliyet hem de hız olarak daha efektif olabilir.
Bölgemiz açısından rekabet edip avantaj yaratabileceğimiz aktarma merkezleri olarak Barcelona, Rotterdam, Hamburg limanlarını sayabiliriz. Ancak belirtilen limanların teknolojik altyapısı ile yıllardır gelen aşinalık ve tecrübelerini yenmek hiç kolay olmayacaktır.
LCL Yüklerde Operasyon Süreci ve İstifleme
Konsol yüklemeleri yapmak ve bu alanda başarılı olmak isteyen bir taşıyıcının deneyimli, çalışkan, dinamik ve işinin ehli bir ekip bulundurması şarttır. Zira LCL yüklerin operasyon süreci ciddi bir takip ve tecrübe gerektirmektedir. Herhangi bir aşamada yaşanabilecek bir aksilik, tüm süreci etkileyip istenmeyen kayıplar ve masraflara neden olabilir.
LCL yüklemelerin operasyon süreci rezervasyonun müşteriden alındığı ve yüke ait detayları içeren rezervasyon onay mesajı ile başlar. Bu mesaj taşıyıcı için gerekli tüm detayları içermelidir.
- Yükleme limanı
- Boşaltma limanı
- Eğer birden çok aktarma limanı seçeneği var ise aktarma limanı
- Malzemeye ait kap adet bilgisi ve cinsi
- Brüt kilo bilgisi ve ölçüler
- Mal cinsi (Kimyasal bir malzeme ise GBF (SDS)) mutlaka temin edilmelidir. Kimyasal ürünleri sadece mesaj içindeki “tehlikesiz üründür” mesajı ile rezerve etmek birçok kez hatalı yükleme ve büyük cezalara neden olabilmektedir. Zira ürün tehlikeli ürün sınıfına giriyor olabilir.)
- İstif durumu (malzemelerin istiflenebilip/istiflenemediği, eğer istiflenebiliyorsa özel bir istif planı olup/olmadığı, bağlama ve sabitleme gerekip/gerekmediği) gibi detaylar taşıyıcı için mutlaka rezervasyon aşamasında bilinmelidir.
Bu bilgilerin eksikliği veya özel taşıma kıstaslarının bildirilmediği durumlarda taşıyıcı yükün özel bir taşıma gerektirmeyen standart yük sınıfında olduğunu kabul edip operasyonlarını bu şekilde planlamaktadır.
Konsol planlayıcısı, taşıyıcının cut-off süresine kadar müşterilerinden toplamış olduğu bu talepleri kayıt altına alabileceği kullanıcı dostu, hızlı, müşteri taleplerine cevap verebilecek bir yazılıma sahip olmalıdır. Yıllar önce konsol yüklemelerine ilk başladığımız yıllarda excel üzerinden bu girişleri yapar ve dispo dediğimiz yükleme listelerimizi ortak alanda bulunan bu listelerden oluştururduk. Bunu o zamanlar piyasada bulunan hazır yazılımlar taleplerimize cevap veremediği için en hızlı ve efektif bir çözüm olarak yaptığımız aşikâr.
Ancak yıllar içinde yazılım şirketlerinin özellikle konsol operatörleri firmalara olan servislerini ve hizmetlerini çeşitlendirmesi ile bu alandaki bilgi ve tecrübeleri de arttı.
Şu anda yazılım şirketleri içinde hâlihazırda konsol yüklemelerine uygun modlarda çalışan programlar mevcut olmakla birlikte yazılımında bu özellik olmayanlar da hızlı bir şekilde sürece uygun eklemeleri yapabilmektedir.
Deneyimli konsol planlayıcısının oluşturduğu listeler depoda veya liman sahasında yüklemeleri takip edecek puantör/yükleme sorumlusuna iletilir. Yükleme sorumlusu, listesindeki yükleri inceleyip planlanmış yüklemelerin konteynere yüklenmesi ve istiflenmesinde karşılaşılabilecek olası durumları gözden geçirir. Riskli gördüğü bir durum var ise takip eden ilgiliye durumu bildirir.
Konteynerin iç dolumu, yükleme günü araç ile depoya/liman sahasına gelen yüklerin aynı anda veya depoya daha önceden teslimi gerçekleşmiş yüklerin konteyner bazında ayrıştırılması şeklinde yapılabilir. Bu sırada yükleme sorumlusunun gelen yükler ile listesindeki yükleri; müşteri adı, kap adedi, kilo, markalama ve gideceği ülke gibi bilgiler açısından karşılaştırıp emin bir şekilde doğru konteynere yükletmesi hayati önem taşımaktadır.
Özellikle depoda bulunan yüzlerce yükten hangisinin doğru konteynere yükleneceğini belirlemek ve takip etmek daha yüklerin depoya kabulünden itibaren detaylı ve titiz bir ayrıştırma işlemine tabi tutulmasını gerektirir.
İlgili depo yetkilisinin gelen yüklere barkod işlemi uygulaması, referans numarası vermesi ve depo içinde hizmet alacağı firma (konsol yüklemelerinin gerçekleştiği geçici depolama alanları birden çok firmaya hizmet vermektedir) ve liman bazlı ayrımlar yapması bu tarz hataların önüne geçilebilmesini sağlar.
Konsol yüklemeleri için bir seçenek de yükleri liman veya geçici depolama tesisleri dışında serbest depolarda toplayıp akabinde konteynere dolumlarını gerçekleştirmektir. Bu seçeneğin avantajı, yükler ile ilgili yapılabilecek aksiyonların ve en azından müdahale edilmesi gereken (müşteri onayı ile) yüklerde gümrüksel kısıtlar olmadan gerekli işlemlerin yapılabilmesidir.
Dezavantaj olarak şunlar sayılabilir; konteyner liman sahasına girdiğinde herhangi bir ihracat beyannamesinin kırmızı hatta sevk edilmesi ile konteynerin limanda açılması, ilgili yükün konteyner içindeki yerine göre yüklerin boşaltılması ve tekrar yüklenmesi ile ilk yapılan tüm istifin ve yükleme planının tekrardan yapılması. Zira konteynerin iç istif planına ve yüklemesine ne kadar çok müdahale edilir, yükler ne kadar çok işleme tabi tutulursa hasar riski de o kadar artacaktır.
LCL yüklemeler taşıyıcı firmanın hitap ettiği müşteri çeşitliliğine göre çok değişik özelliklerde, boyutta ve hacimde olabilmektedir.
Malzeme cinsleri de göz önünde bulundurulduğunda her yük için özel bir yükleme ve istif planı oluşturmak elzem hâle gelir. Bunun planlaması, daha yükleme listesi oluşumunda hatta gelen rezervasyonların kabulü aşamasında konsol planlayıcısı tarafından göz önünde bulundurulmalı ve olası ek hizmetler, riskler hesaplanmalıdır.
Grupaj bir konteyner içinde istif süreci özen isteyen yük tipleri olarak; rulo kumaşlar, kimyasallar ve hassas makine yükleri sayılabilir. Rulo şeklindeki kumaş yükler sarım kalınlığı arttıkça ağırlaşmakta, işçilik ile konteyner içine dolumu zorlaşmaktadır. Rulonun dış kısmında meydana gelebilecek yırtılmalar kumaşın kirlenmesine, hasarlanmasına neden olabilir. Bu kumaşlar üretici depolarında özel ekipmanlar ile araçlara yüklense de maalesef iç dolum sahalarının çoğunda kumaş yükler için tasarlanmış teçhizat yoktur. Bunun için en etkin yöntemler, gelen yükleri öncelikle hasar yönünden incelemek, müşterileri daha sağlam ve dayanıklı ambalaj yapmaları yönünde uyardıktan sonra dikkatli bir şekilde konteyner içine istifini yapmaktır.
Sıvı kimyasal yüklemeler için ise ambalajlarının çeşitliliği göz önüne alındığında en dikkat edilmesi gerekenler plastik fıçılara yüklenmiş olanlardır. Genelde bir palet üzerine 4 adet fıçının streçlenmesi şeklinde paketlemeleri yapılır. İstif sürecini bu fıçıların dayanıklılığı etkiler. Zira özellikle 1’den fazla palet üst üste istiflendiğinde ve gerekli sabitleme/bağlama işlemleri yapılmadığında konteynerin yükleme sonrası ve gemi üzerindeki deniz seyrinde maruz kalacağı darbeler ile yükün zarar görmesi ve sıvının konteyner içinde akıntı yapması kaçınılmaz olabilir.
Bu gibi durumlar olayın yaşandığı yer, zaman ve akıntı miktarına bağlı olmak kaydıyla yüksek masraflara neden olabilmektedir. Bu nedenle deneyimli depo yükleme sorumlusu mutlaka konsol planlayıcısını uyarmalı ve gereken önlemleri almalıdır.
Herhangi olası bir hasarlanma için riskleri bertaraf etmek, o hasar oluştuğunda meydana gelen masraflardan çok daha az ve katlanılabilir seviyededir. Bu nedenle gerek konsol planlayıcısı ofis çalışanı gerekse depo/liman sahasında görevli yükleme sorumlusunun her bir yük için dikkati ve tedbiri elden bırakmaması, istenmeyen bir olayın yaşanmaması için yapabileceği en önemli aksiyondur.
