LUMBUZZ.COM için yazacağım ilk yazımın taslağını 2019 senesi aralık ayının 30’unda bir hastanede yazmaya başlamıştım. Ağır geçirdiği influenza sebebiyle oğlumun ateşini kontrol altına alamamıştık. Doktorun daha hızlı sonuç alabileceğimizi söylemesi üzerine 2 gece hastanede kaldık ve 31 Aralık akşamı ancak hastaneden çıkabilmiştik. Yeni yıla nasıl girersen yıl öyle geçer sözüne en çok yaklaştığım yılbaşı olması sebebiyle bende ayrı bir yeri oldu 2019’u 2020 senesine bağlayan yılbaşının. Çok şükür henüz hanemizde Covid-19 vakası görmedik ama tüm seneyi nasıl geçirdiğimiz hepimizin malumu.
Pandemi sebebiyle yepyeni bir dünya ile karşı karıyayız. İş yapış şeklimizden sosyal hayata yeni standartlarla ve yeni yaklaşımlarla tanıştık. Artık hayatımızda “yeni normal” diye bir kavram var ve bu yeni normalde iş hayatımızda sürdürülebilirlik bambaşka bir boyut kazandı.
Çevremize baktığımız zaman BCP – İş Sürekliliği Planlaması (Business Continuity Plan) olan firmaların yeni normale ne kadar hızla adapte olduğunu görmek çok etkileyiciydi. Tanım itibarıyla iş sürekliliği, bir kuruluşun, yaşamını etkileyebilecek her türlü kesinti durumunda uygulaması gereken süreç, kural, karar ve etkinlikleri ifade ediyor. Pandemi sürecinde birçok işletme bir anda fiziki olarak ofislerinin kapanması, çalışanlarının iş yerlerine gelememesi gibi gerçeklerle burun buruna geldi. Buna hazırlıklı olan, böyle bir durumda ne gibi aksiyon alacağını önceden kararlaştırmış işletmeler, süreci diğerlerine oranla daha az hasarla atlattılar. Bazıları da hasardan öte durumu lehlerine çevirmeyi başardılar.
Peki iyi bir BCP hangi adımlardan oluşmalı, ne gibi detayları içermeli?
Öncelikle bir etki analizi yapmak gerekiyor. İşin kesintiye uğramasının sonuçları neler olabilir? Satış kaybı, geç tahsilat, masrafların artması, müşteri memnuniyetsizliği veya yasal yaptırım ve cezalar gibi. Bu etkilerin zamanlaması ve süreci ile ilgili çalışmalar yapılmalı ve tüm çalışmalar bir rapora dökülmeli. Bu çalışmaların belki de en önemli kısmı bunların belli senaryolara dökülerek yapılıyor olmasıdır.
Örnek vermek gerekirse; bir deprem sonucunda binaların içine girilemez bir hasara uğraması, işletmenin online sisteminin bir siber atak ile karşı karşıya gelip çökmesi veya Çin’de başlayıp tüm dünyayı saran bir virüs sebebiyle tüm dünyanın tam veya yarım kapanmaya girmesi gibi.
Etki analizi sonrası gelmesi gereken adım, toparlanma stratejisidir. Bu stratejide amaç ortaya konulan ve işin kesintiye uğradığı her bir senaryoda işin minimum seviyede de olsa çalışmaya başlamasının sağlanması için yapılan stratejiyi içeriyor. Bu stratejinin en önemli elementleri insan, tesis, ekipman ve bilgi teknolojileri gibi kaynaklardan oluşuyor. Bunların yetersiz kalacağının öngörüldüğü durumlar için nasıl yedeklenebileceği ya da taşere edileceğinin tartışılması elzem bir konu.
Sonraki aşama, bu aşamaya kadar yapılan analiz ve stratejilere uygun gelecek bir şekilde bir planı ortaya koymak şeklinde tanımlanabilir. Plan birden fazla bölümden oluşmalı. Bunlar genel çerçeve, toparlanma ekiplerinin belirlenmesi ve organizasyonu, yeni lokasyonların tanımlanması, prosedür ve manuellerin yazılıp kayıt altına alınması ve tüm bu aşamaların yönetimle istişare edilmesi şeklinde tanımlanabilir.
İyi bir BCP’nin son aşaması, her planda olduğu gibi, planın sınanmasıdır.
Bunun için takımların kurulması, testlerin yapılması ve işlemeyen yerlerin analiz edilerek düzeltici faaliyetlerin yerine getirilmesi ve yeni planın tekrar test edilmesi gerekiyor.
Elbette BCP gibi önemli bir konuyu 3 satır bir makalenin sınırlarına sığdırmak mümkün değil. Bu yazı ile olsa olsa bir nebze farkındalık yaratmak ve bu ortamda işlerinin devamlılığını sağlayan işletmelerin kendilerini yeni normale nasıl hazırladıkları konusunda bir fikir vermek amaçlandı.
https://www.ready.gov/business-continuity-plan
Covid-19 özelinde konuşursak, tabii ki BCP ile konu kapanmıyor. BCP burada işlerin sekteye uğraması muhtemel ilk aşamada buna izin vermeyerek işin devamlılığını sağlamak, başka bir deyişle hastayı hayatta tutacak oksijeni sağlamaktır. Sonra en önemli aşama geliyor. Yeni ortama uyum sağlamak.
Evrim konusunda literatüre hâkim olduğumu söyleyemem ama Darwin’in Türlerin Kökeni kitabında geçen bir sözü gayet iyi bilir ve beğenirim.
Ne en zeki olan hayatta kalır, ne en güçlü olan. Hayatta kalan değişime adapte olabilen ve içinde bulunduğu çevredeki değişime en iyi uyum sağlayabilendir.
Yeni normal tabirinin hayatımıza girmesi ile beraber aklıma ilk bu söz geldi. Eminim ki zaman bize yeni normale uyum sağlayabilen ve bunun için hazırlıklarını zamanında yapan firmaların hayatta kaldığını ve hatta bunu zafere dönüştürdüğünü gösterecek. O da başka bir yazının konusu olsun.
